Introducción

XPert WMS gestiona el ciclo completo de la mercadería dentro del centro de distribución de COMFAR, con trazabilidad de lotes, cuarentena electrónica y cumplimiento regulatorio DINAVISA / GMP. Es un sistema autónomo integrado directamente a SAP B1 mediante el Service Layer.

Capacidades principales:

• Almacenamiento caótico dirigido con reglas de zonificación por ítem, familia y grupo.
• Trazabilidad de lotes completa con estrategia FEFO (primero el que vence antes).
• Cuarentena electrónica: el estado del lote controla la disponibilidad, no una zona física.
• Calidad farmacéutica: liberación con CoA, muestreo, QC externo y control de temperatura.
• Integración SAP B1 bidireccional (OC, OV, GRPO, traslados, entregas).
• Cumplimiento DINAVISA: recall, SOPs, audit trail GAMP 5, Acta de recepción PDF.
• Etiquetas ZPL para impresoras Zebra (lote, ubicación, contenedor, packing, envío).
• Operación por RF (colectores de mano) para recepción, putaway, picking y reubicación.

Requisitos y acceso

Inicio de sesión

1. Ingrese su usuario y contraseña.
2. Haga clic en Iniciar Sesión. El sistema lo lleva al Dashboard.

Interfaz general

La pantalla se compone de tres áreas:

Notificaciones

El sistema alerta automáticamente sobre: stock próximo a vencer, excursiones de temperatura, lotes pendientes de liberación y tareas asignadas. Desde el panel de la campana puede marcar todas como leídas, descartar una notificación o ejecutar una verificación manual de alertas. Las reglas de notificación son configurables.

Dashboard

Pantalla principal con el resumen de la operación en tiempo real.

Indicadores (KPIs)

Tarjetas con: recepciones abiertas, pick lists activas, stock en QA (cuarentena) y tareas pendientes.

Tablas de actividad

• Recepciones abiertas y pick lists activas, con acceso directo al módulo.
• Actividad reciente: últimos movimientos de stock (recepción, transferencia, picking, ajuste) con fecha, tipo, ítem, lote, cantidad, origen/destino y operador.

1 · Entrada — Agendas de recepción

La agenda planifica la recepción, asocia Órdenes de Compra de SAP y verifica lo recibido por escaneo. Al cerrarse genera el documento de entrada (GRPO) en SAP y deja el stock en cuarentena.

Crear y preparar una agenda

1. + Nueva Agenda: seleccione el almacén, fecha programada y notas.
2. Agregar OC: importe una o más Órdenes de Compra desde SAP (botón Importar OC de SAP); el sistema carga las líneas esperadas (ítem, cantidad, lote, UOM).
3. Asigne el responsable y abra la agenda para habilitar la recepción.

Escanear y reconciliar

1. Use Escanear para leer el código de cada ítem; ingrese cantidad recibida y, si aplica, lote y vencimiento.
2. Ver Diferencias compara esperado vs. recibido (faltantes/excedentes por línea).
3. Cerrar Agenda: finaliza, crea el GRPO en SAP y bloquea el lote (cuarentena). Si una referencia falla en SAP puede reintentar.

Recepción

Genera documentos de entrada de mercadería directamente desde una OC de SAP, sin agenda previa.

1. + Nueva Recepción (desde SAP): lleva al módulo SAP B1; en la lista de OC pulse Importar. Se cargan proveedor, documento y líneas.
2. Los ítems marcados No sincronizado deben sincronizarse primero (módulo Importar SAP).
3. Para cada línea, Confirmar Línea: cantidad recibida, número de lote, fecha de vencimiento y bin de destino opcional.
4. Completar Recepción: cierra el documento y genera las tareas de putaway.

Putaway

Ubica la mercadería recibida. El sistema sugiere la posición según las reglas de zonificación (por ítem, familia o grupo) y el algoritmo caótico, respetando capacidad y rotación.

Tabla de tareas

Cada tarea muestra: ítem, lote, cantidad, ubicación origen (RECEIVING), ubicación sugerida, operador y estado PENDING IN_PROGRESS COMPLETED.

Confirmar putaway

1. Pulse Confirmar en la tarea. El sistema propone la ubicación; puede aceptarla o cambiarla.
2. Indique la ubicación destino (bin) y confirme.

Existen variantes de guardado: por contenedor (LPN), por ubicación, agrupado y libre. El putaway por LPN deja el contenedor en estado CLOSED.

Imprimir etiquetas

Permite generar e imprimir distintos tipos de etiqueta en formato ZPL:

1. Seleccione el tipo y complete los datos (o escanee el origen).
2. Generar e Imprimir Etiqueta: envía el ZPL a la impresora Zebra vía Zebra Browser Print.

2 · Calidad — Control QA

Lista los lotes en cuarentena/bloqueados y los próximos a vencer. La decisión de QA cambia el estado del lote en SAP.

Acciones por lote

Certificado de Análisis (CoA)

1. Para liberar, suba el CoA (PDF) del lote: Subir CoA y aprobar.
2. Si un producto está configurado como CoA bloqueante, no podrá liberarse sin el CoA cargado.
3. En casos justificados, un autorizado puede usar Forzar aprobación sin CoA (queda registrado en auditoría).

Otras funciones

• Lotes próximos a vencer: dentro de los próximos 90 días, ordenados por fecha.
• Bloquear Lote manualmente indicando ID y motivo.
• Configurar Items Bloqueados: define ítems que ingresan bloqueados por defecto.

QC Externo

Gestiona el envío de muestras a laboratorios externos. Tiene dos pestañas: Solicitudes QC y Configuración.

Solicitudes QC

• Asignar QC: ingrese lote, proveedor QC (laboratorio) y notas. El lote queda esperando resultados.
• Aprobar / Rechazar según el resultado recibido.

Configuración

Define por producto: si requiere QC, si el QC es bloqueante (no libera sin aprobación) y si se auto-asigna al proveedor por defecto.

Muestreo QA

Gestiona el ciclo de muestreo de calidad de un lote, desde la solicitud hasta la entrega de la muestra a QA. El muestreo consume stock del lote.

Flujo de muestreo

1. + Nueva Solicitud: seleccione el lote a muestrear y la cantidad/plan.
2. Asignar el muestrista responsable.
3. Registrar Muestra: confirma la toma física (con Confirmar Consumo se descuenta del stock del lote).
4. Entregado a QA: marca la muestra entregada al área de calidad.
5. Completar cierra la solicitud. Puede Cancelar si corresponde.

Temperatura

1. + Nueva Zona: nombre, almacén, rango de temperatura (°C) y de humedad (%).
2. Registrar Lectura: ingresa temperatura y humedad actuales; el sistema evalúa el rango y genera alerta si lo excede.

Las alertas se muestran como OK WARNING CRITICAL. Cada alerta crítica puede ser reconocida (acknowledge) por un operador, registrando quién y qué acción tomó. Existe un panel/dashboard de temperatura con el histórico.

3 · Almacén — Almacenes

Muestra la jerarquía de los almacenes del centro de distribución y sus zonas:

• RECEIVING recepción / andén · STORAGE almacenamiento · PICKING picking
• QA cuarentena · STAGING preparación · SHIPPING despacho · DAMAGE rechazo/vencidos

Vista 3D / Gemelo Digital

El botón Vista 3D / Gemelo Digital abre una visualización tridimensional interactiva (WebGL): rotar (click izq.), desplazar (click der.), zoom (scroll) y click en una zona para ver su detalle.

El botón Mostrar/Ocultar despliega los almacenes virtuales sincronizados desde SAP (usados para la integración contable).

Stock e inventario

El módulo ofrece tres vistas mediante pestañas:

Estados de stock: AVAILABLE QA BLOCKED IN_TRANSIT REJECTED.

Mover stock

1. Mover Stock: seleccione almacén, bin origen y destino, ítem, lote y cantidad.
2. Confirme con Mover. (Para movimientos masivos use Transferencias.)

Transferencias

Contenedores / LPN

• + Nuevo Contenedor: almacén, tipo (PALLET, CAJA, TOTE…) y ubicación.
• Buscar por LPN (escaneo) para localizar un contenedor.
• Agregar Item: ítems con lote, cantidad y UOM.
• Imprimir LPN: genera la etiqueta ZPL.
• Cerrar Contenedor: impide modificaciones posteriores.

Reubicación

Permite reubicar un LPN a otra posición dentro de la misma zona, generando una tarea de movimiento (MOVE). Pensado para reordenar el almacén sin alterar la zonificación.

1. + Nueva reubicación: identifique el contenedor (búsqueda/escaneo del LPN). El sistema valida que el destino esté en la misma zona.
2. Indique la ubicación destino y confirme; se crea la tarea de reubicación.
3. En RF, el operador completa con 3 escaneos (LPN → origen → destino). Puede completar o cancelar la reubicación.

Conteo cíclico

Modalidades de creación

1. El operador registra el primer conteo por línea.
2. Si la diferencia supera el umbral, se solicita un segundo conteo por otro operador.
3. El supervisor aprueba cada línea, generando el ajuste automático de stock.

Ajuste directo

Registra ajustes directos de inventario: Entrada (producción) o Salida (consumo). Complete almacén, bin, ítem, lote (opcional), tipo, cantidad y motivo, y pulse Registrar Ajuste.

4 · Salida — Picking

1. + Nueva Pick List (desde SAP): en la lista de Órdenes de Venta pulse Importar; complete almacén origen, cliente y fecha esperada.
2. En el detalle, cada línea indica ubicación, lote y cantidad. El operador recoge y pulsa Confirmar Pick.
3. El sistema aplica FEFO: prioriza el lote con vencimiento más cercano e ignora lotes no disponibles (QA/bloqueados).

Ondas de picking

1. + Nueva Onda: seleccione almacén, criterio de agrupación (zona/ruta) y las pick lists a incluir.
2. Liberar Onda: genera las tareas de picking consolidadas. Las líneas sin stock aparecen en Rechazos para resolverlas.

Preparación manual

1. + Nueva Preparación: tipo, cliente/destino, almacén y líneas con ítems y cantidades.
2. Confirme cada línea con Confirmar Pick (bin origen, lote, cantidad) y finalice con Completar.

Zona picking / pesaje

Packing

1. + Nuevo Packing: seleccione la pick list y la estación de packing.
2. Escanear cada ítem; el sistema verifica que coincida con el pedido (doble control de calidad de salida).
3. Completar Packing cuando todo está verificado. Puede imprimir la etiqueta de packing.

Expedición

1. + Nuevo Despacho: almacén y datos del camión (placa, chofer, transportista — desde maestros de SAP).
2. Asignar los pedidos empacados (packing COMPLETED) al despacho.
3. Escanear Contenedor: lee el LPN de cada bulto; el sistema valida que pertenezca a un pedido asignado.
4. Confirmar y Despachar / Cerrar Despacho: genera la Entrega (DeliveryNote) en SAP.
5. Imprimir Etiqueta Envío: etiqueta con destinatario, camión y contenido.

Devoluciones

1. + Nueva Devolución: tipo, almacén, cliente/proveedor y motivo.
2. Agregue líneas (ítem, lote, cantidad, motivo) y reciba cada una (ingresa en QA por defecto).
3. Completar cuando todas las líneas estén recibidas.

5 · Operaciones — Tareas de almacén

Centraliza todas las tareas: PUTAWAY, PICK, REPLENISHMENT, MOVE, COUNT, filtrables por tipo y estado (PENDING, IN_PROGRESS, COMPLETED, CANCELLED).

1. Asignar una tarea pendiente a un operador.
2. El operador la inicia y la completa desde su colector/dispositivo.

Cada almacén tiene su bandeja de tareas y su historial.

6 · DINAVISA / Compliance — Recall

1. + Nuevo Recall: ingrese el lote a rastrear y el motivo.
2. El detalle muestra automáticamente: stock encontrado (ubicaciones y cantidades), clientes afectados (despachos del lote) y movimientos del lote.
3. Ejecutar: bloquea todo el stock encontrado (BLOCKED) y notifica.
4. Completar al disponer de toda la mercadería afectada.

SOPs / IQ / OQ / PQ

Repositorio digital de Procedimientos Operativos Estándar y protocolos IQ/OQ/PQ, filtrable por proceso (Recepción, Almacenamiento, Despacho, Devoluciones, Recall, Inventarios, Sistema) y por estado.

Permite subir documentos, versionarlos y aprobarlos.

Trazabilidad

Buscar Movimientos por: rango de fechas, tipo (RECEPTION, PUTAWAY, PICK, TRANSFER, ADJUSTMENT, RETURN, DISPATCH), ítem y lote. Cada registro incluye fecha/hora, tipo, ítem, lote, cantidad, origen, destino, estado, operador y documento de referencia.

Auditoría (GAMP 5)

Registro de auditoría de todas las acciones relevantes del sistema (quién, qué, cuándo, antes/después). Permite Buscar por usuario, módulo, acción y fecha, y Limpiar filtros. Hay un resumen agregado de actividad.

7 · Sistema — Reportes

Cada reporte se descarga en formato CSV.

SAP B1

Muestra el estado de conexión al Service Layer y consulta los documentos de SAP por pestaña:

También expone vehículos y choferes (maestros para despacho) y el log de sincronización.

Usuarios y permisos

Tiene dos pestañas: Usuarios y Permisos por Rol.

Usuarios

1. + Nuevo Usuario: usuario, nombre completo, email, contraseña, rol y almacén.
2. Editar (no cambia el nombre de usuario) o Desactivar (impide el login sin borrar).

Permisos por Rol

Matriz editable de módulo × rol con nivel de acceso (Completo / Solo lectura / Sin acceso). Permite ajustar qué ve cada rol y guardar los cambios. También se administra la política de contraseñas (longitud, complejidad, vigencia).

Ubicaciones (bins)

• + Nueva ubicación: crea un bin (código de pasillo-rack-nivel-posición), su zona y capacidad.
• Editar / eliminar ubicaciones existentes.
• Imprimir Zona: genera las etiquetas ZPL de todas las ubicaciones de una zona.

Importar SAP

Importar Items desde SAP descarga/actualiza el catálogo de artículos. También se sincronizan almacenes. Es un paso necesario antes de recibir/pickear ítems nuevos.

Zonificación

Las reglas de zonificación gobiernan la sugerencia de ubicación en el putaway. Se administran en tres niveles, con prioridad de lo más específico a lo más general:

El putaway aplica la regla más específica disponible para cada producto. La pestaña de Stock → Zonificación muestra la cobertura (qué productos tienen regla) y permite asignar grupos a bins.

Anexo A · Glosario

Anexo B · Flujos de proceso

Recepción completa

Despacho completo

Devolución

Abastecimiento a producción

Anexo C · Estados

Estados de documentos

Estados de stock / lote