📦 Flujo Completo: OC SAP → Recepción WMS → Stock Disponible

XPert WMS · COMFAR Paraguay · Cumplimiento DINAVISA / GAMP 5 / 21 CFR Part 11

📋 9 Etapas 🔒 Audit Trail 👤 Roles segregados 🏥 Trazabilidad farmacéutica 🔄 Sync bidireccional SAP B1

Etapas del flujo

~30

Eventos audit

Roles

15+

Endpoints API

Flujo de alto nivel

SAP B1
Compras

→

Importar OC
Modal pro

→

Agenda
Auto-asignada

→

Operador RF
Escanea

→

Cerrar
PDN SAP

Disponible
Para picking

←

Putaway
Bin definitivo

←

QA Liberar
Control calidad

←

Cuarentena
QA

←

Stock QA
CEN-REC

⏱

Tiempo total estimado

Importación OC + agenda: ~10 segundos
Asignación automática: instantánea
Recepción física (por línea): 30s/item
Cierre + sync SAP: ~5 segundos
QA aprobación: 1-3 minutos
Putaway por unidad: ~45 segundos

✓

Garantías regulatorias

Audit trail por cada acción → 21 CFR Part 11
Lote en cuarentena automática → BPM farmacéutica
Trazabilidad lote/vencimiento → DINAVISA
Segregación de funciones por rol → GAMP 5
Reconciliación SAP ↔ WMS → integridad

👥

Roles involucrados

Comprador SAP Crea OC en SAP B1
supervisor Importa OC a WMS
op_recepcion Auto-asignado, escanea
qa_liberador Aprueba lote QA
op_almacen Ejecuta putaway

Crear Orden de Compra en SAP B1

Comprador SAP

Acción

Usuario de Compras crea OC en SAP B1 (módulo OPOR)
Define Proveedor (CardCode)
Define Sucursal (BPLId — ej: 1 = Central)
Carga líneas: ItemCode, Quantity, BaseLine, UoM, Almacén destino
Documento queda en estado bost_Open

Resultado en SAP

DocEntry: 24047 DocNum: 10728 CardCode: "P1276" CardName: "MACRO SCIENCE S.A." BPL_IDAssignedToInvoice: 1 BPLName: "Central" DocumentStatus: "bost_Open" DocumentLines: [...]

↓

Importar OC al WMS

supervisor / admin

Acción usuario

Login WMS → menú 7 - Sistema → Integración SAP
Click Órdenes de Compra → lista vía Service Layer
Click "Importar" en la OC deseada
Modal profesional muestra: cabecera, líneas, validación catálogo, BPL, indicador de op_recepcion online
Click "Confirmar e Importar"

Acción backend

POST /api/agendas/import-sap-po
Crea reception_agendas (DRAFT)
Llama addReference → trae OC de SAP, persiste líneas y BPLId
Si user.role=op_recepcion → auto-asigna a sí mismo
Si no → busca op_recepcion online (last_activity ≤ 15min) con menor carga
Audit: AGENDA_CREATE + AGENDA_ADD_REF + AGENDA_ASSIGN

↓

Agenda creada y asignada

Sistema

Estado en BD

Tabla	Registros	Status
`reception_agendas`	1 (AG-00000001)	DRAFT
`reception_agenda_refs`	1 (OC 10728, bpl_id=1)	PENDING
`reception_agenda_lines`	N (líneas de la OC)	PENDING
`audit_log`	3 eventos	—

↓

Operador entra en RF y comienza recepción

op_recepcion

Acción usuario

Login en rf.html con su usuario op_recepcion
Filtro automático: solo ve agendas asignadas a él
Selecciona la agenda → auto-abre (DRAFT → OPEN)
Pantalla muestra: número de OC, líneas esperadas, totales
Escanea código de barras del producto

Acción backend

POST /api/agendas/{id}/open
Cambia status DRAFT → OPEN
Audit: AGENDA_OPEN
Heartbeat users.last_activity_at actualizado

↓

Escanear líneas de mercadería

op_recepcion

Acción

Operador escanea EAN: 4711228420285
Ingresa cantidad, lote, vencimiento, lote proveedor
Confirma escaneo
UI actualiza progreso visual (% recibido)

Backend resuelve barcode

// Resolución contra catálogo: SELECT id, item_code FROM items WHERE barcode = '4711228420285' OR item_code = '4711228420285' OR sap_item_code = '4711228420285'; // → resuelve a item_code 154906 // Match con línea de agenda por item_id // Status: PENDING → PARTIAL / COMPLETED / OVER

📝 Cada escaneo genera audit AGENDA_SCAN con: línea, cantidad, lote, status nuevo, IP del operador.

↓

Cerrar agenda → Crear PDN en SAP

op_recepcion / supervisor

UI Modal de cierre

Modal muestra resumen: líneas COMPLETAS / PARCIALES / NO RECIBIDAS / EXCEDENTES
Tabla de discrepancias con badges por estado
Aviso de qué se enviará a SAP (PDN por cada OC con líneas recibidas)
Click "Confirmar Cierre"

Backend

POST /api/agendas/{id}/close
Por cada ref con líneas: arma payload PDN con BPL_IDAssignedToInvoice
POST /PurchaseDeliveryNotes al Service Layer
Si OK → ref.status=COMPLETED, sap_sync_log SUCCESS, DocEntry guardado
Si error → ref.status=ERROR, sap_sync_log ERROR (retry disponible)
Llama createStockEntries → genera stock + movimientos
Audit: AGENDA_CLOSE + BATCH_INTO_QA

// Payload enviado a SAP: { "CardCode": "P1276", "DocDate": "2026-04-30", "BPL_IDAssignedToInvoice": 1, "DocumentLines": [ { "ItemCode": "154906", "Quantity": 1, "BaseType": 22, // PurchaseOrder "BaseEntry": 24047, "BaseLine": 0, "BatchNumbers": [ { "BatchNumber": "L-BPL-OK", "Quantity": 1, "ExpiryDate": "2027-12-31" } ] } ] }

↓

Stock generado en cuarentena

Sistema

Estado posterior al cierre

Tabla / SAP	Resultado
`reception_agendas`	AG-00000001 CLOSED
`reception_agenda_refs`	OC 10728 COMPLETED
`batches`	L-BPL-OK QA (vto 2027-12-31)
`stock`	1 unidad en bin CEN-REC QA
`stock_movements`	RECEIPT registrado
`sap_sync_log`	DOC_RECEPTION_AGENDA SUCCESS
SAP B1	PDN DocEntry 7310 / DocNum 2907 ✓

⚠️ El stock NO está disponible aún. Está en cuarentena (QA) en el bin de recepción CEN-REC. Requiere aprobación de Calidad para liberarse.

↓

Control de Calidad — Aprobar / Rechazar / Cuarentena

qa_liberador

UI Modal QA

Login con rol qa_liberador
Menú 2 - Calidad → Control QA
Lista lotes en cuarentena → click "Liberar"
Modal profesional con 3 opciones:
- ✓ Aprobar → QA → AVAILABLE
- ✗ Rechazar → QA → BLOCKED (motivo obligatorio)
- ⏸ Cuarentena ext. → QA + fecha re-evaluación

Backend

POST /api/qa/batches/{id}/approve
Cambia batches.status y todo el stock asociado
Inserta registro en qa_decisions
Movimiento QA_APPROVE en stock_movements
Audit doble: QA_APPROVE (en qa_decisions) + BATCH_QA_APPROVED (en batches, para timeline)

↓

Putaway → Stock disponible para venta

op_almacen

Acción

Sistema generó tarea WT-XXXXXXXX tipo PUT (auto si auto_putaway=1)
op_almacen entra a rf.html → Almacenamiento
Escanea LPN/item desde CEN-REC
Sistema sugiere bin destino o operador escanea libre
Confirma → stock se mueve al bin definitivo

Estado final

Campo	Valor
bin	`CEN-A01` (storage)
stock_status	AVAILABLE
quantity	1 UND
batch	L-BPL-OK (vto 2027-12-31)
warehouse_task	COMPLETED

✅ Listo para picking, packing y despacho. El item es vendible y aparece en consultas FEFO.

⚙️ Endpoints API utilizados

Etapa	Método	Endpoint	Propósito
2	GET	/api/sap/purchase-orders	Listar OCs abiertas en SAP
2	GET	/api/sap/purchase-orders/{e}/lines	Líneas de OC + BPL
2	GET	/api/users/online?role=op_recepcion	Op_recepcion online
2	POST	/api/agendas/import-sap-po	Crear agenda + ref + asign
4	GET	/api/agendas?warehouse_id=X	Lista agendas (rf filtra por user)
4	POST	/api/agendas/{id}/open	Abrir agenda
5	POST	/api/agendas/{id}/scan	Registrar escaneo
6	GET	/api/agendas/{id}/differences	Discrepancias para modal
6	POST	/api/agendas/{id}/close	Cerrar + crear PDN SAP
6	POST	/api/agenda-refs/{id}/retry-sap	Reintentar PDN si SAP rechazó
8	GET	/api/qa/pending	Lotes en cuarentena
8	POST	/api/qa/batches/{id}/approve	Liberar lote
8	POST	/api/qa/batches/{id}/reject	Rechazar lote
8	POST	/api/qa/batches/{id}/quarantine	Cuarentena extendida
9	POST	/api/tasks/{id}/complete	Cerrar tarea PUT
*	GET	/api/audit?table_name=X&record_id=Y	Audit trail por entidad

🗄️ Tablas BD impactadas

📋 Agendas

• reception_agendas
• reception_agenda_refs (con bpl_id)
• reception_agenda_lines
• reception_scans

📦 Stock

• batches
• stock
• stock_movements
• stock_blocks

🔍 Calidad

• qa_decisions
• sampling_requests
• qc_external_requests

🔄 Sincronización

• sap_sync_log
• inventory_documents
• warehouse_tasks (PUT)

🌐 Integraciones externas

Sistema	URL	Auth
SAP B1 Service Layer	`https://200.10.10.151:50000/b1s/v1`	izi / Sap1234. / DB COMFAR20260422
SAP HANA	`200.10.10.151:30015`	SAPINST / CFR!Art205
WMS público	`https://comfar-middleware.duckdns.org:8443/WMS/`	JWT Bearer
Middleware webhook	`/WebhookClient/Callback`	HMAC + secret

🔍 Audit Trail completo del flujo

#	Acción audit	Tabla	Cuándo	Quién
1	AGENDA_CREATE	reception_agendas	Importar OC SAP	importador
2	AGENDA_ADD_REF	reception_agenda_refs	Asociar OC a agenda	importador
3	AGENDA_ASSIGN	reception_agendas	Auto-asignar a op_recepcion	importador → asignee
4	AGENDA_OPEN	reception_agendas	Operador abre agenda RF	op_recepcion
5	AGENDA_SCAN	reception_agenda_lines	Cada escaneo de línea	op_recepcion
6	AGENDA_CLOSE	reception_agendas	Cierre de agenda	op_recepcion / supervisor
7	BATCH_INTO_QA	batches	Stock entra a cuarentena	sistema
8	QA_APPROVE / REJECT / QUARANTINE	qa_decisions	Decisión calidad	qa_liberador
9	BATCH_QA_APPROVED	batches	Espejo en timeline lote	qa_liberador
10	PUT_CONFIRM	warehouse_tasks	Tarea putaway completada	op_almacen

📌 Cada evento guarda: table_name, record_id, action, old_values, new_values (JSON), user_id, ip_address, created_at. Listo para auditoría DINAVISA inmutable.

📊 Cumplimiento DINAVISA / GAMP 5

✓ Cubierto

✓ Audit trail efectivo (Anexo 11 / Part 11)
✓ Trazabilidad lote → cliente
✓ Cuarentena automática
✓ Segregación de funciones por rol
✓ SOPs vigentes (7 documentos)
✓ Protocolos IQ/OQ/PQ redactados
✓ Sincronización bidireccional SAP
✓ Validación de vida útil mínima

⏳ Pendiente

○ Firma electrónica (reauth + motivo)
○ URS / FS / RA documentos formales
○ Versionado git del código
○ Test suite PHPUnit
○ IQ/OQ/PQ ejecutados con evidencia
○ Change Control formal
○ Training records por usuario/SOP
○ Sensores temperatura conectados